Hoewel er momenteel veel te doen is rond het begrip “paperless office”, is een organisatie zonder papieren documenten voor velen nog veraf. Wat wel vaststaat, is dat de meeste organisaties worstelen met de massa aan gegevens die ze dagelijks - al dan niet elektronisch - aanmaken, versturen en ontvangen. Snel komaf maken met de papieren documenten in uw organisatie? Met RealDolmens Paperless Office Quick Start beschikt u op zeer korte termijn over een volwaardig basissyteem voor scanning en document management. De eerste stap naar een volledig “paperless office”.

 
Wat biedt RealDolmen u?

RealDolmens Excellerate-aanpak staat garant voor de hoogste kwaliteit in de kortst mogelijke opleveringstermijn, opgedeeld in 3 duidelijke stappen: Plan, Build, Operate. Zo beschikt u na afloop niet alleen over een naadloos werkende oplossing, maar is iedereen binnen uw organisatie ook klaar om ze ten volle te benutten.

PLAN

In samenwerking met u bepaalt RealDolmen welke papieren processen gedigitaliseerd kunnen worden, hoe en waar documenten ingescand worden, met welke metadata ze in het Enterprise Content Management (ECM)-platform terechtkomen, hoe ze te beveiligen, op te zoeken,… Daarnaast bekijken we welke scanners, multifunctionals en servers gebruikt zullen worden in combinatie met welke scansoftware.

BUILD

De scansoftware tussen uw scanners of multifunctionals en het ECM-platform wordt geïnstalleerd en geconfigureerd. Zodoende worden barcodes, btw-nummers en andere data juist herkend, zijn alle ingescande documenten “full text” indexeerbaar,… Uw ECM-platform wordt voorzien van alle kant-en-klare functionaliteit die RealDolmen ter beschikking stelt om snel en kwalitatief de configuraties van content types, metadata, opzoekbaarheid en beveiliging te kunnen realiseren.

OPERATE

Om uw medewerkers snel op weg te helpen met de “paperless office”, kan RealDolmen voorzien in begeleiding ter plaatse en/of opleidingen uit de RealDolmen Education Calendar – te raadplegen via www.realdolmen.com/education.

Deliverables:

Na implementatie van de Paperless Office Quick Start kan u:

• facturen, brieven en andere documenten inscannen.
• al uw elektronische documenten met de juiste metadata opslaan in het ECM-platform.
• elektronische informatie snel en eenvoudig opzoeken aan de hand van een gebruiksvriendelijk zoekscherm.

Toekomstperspectieven: 

De Paperless Office Quick Start is de ideale eerste stap naar een volledig “paperless office”. RealDolmen biedt enkele doorgroeitrajecten aan:

• Ingescande facturen herkennen aan de hand van templates van veelvoorkomende leveranciers.
• Integratie met back-endsystemen zoals SAP, Dynamics AX, Baan,… voor automatische boekingen.
• Dossierbeheer.
• Procesoptimalisatie (goedkeuringsflows,…)
• Digitaal ondertekenen van documenten.
• Collaboration en kennisbeheer.

Vereisten:  

Alvorens een “paperless office” te kunnen implementeren, moet u beschikken over volgende applicaties en hardware. Indien u nog niet beschikt over een van onderstaande technologieën, kan u uiteraard bij RealDolmen terecht voor advies op maat van uw organisatie.

• ECM-platform: Microsoft SharePoint (WSS of MOSS) of Alfresco
• Professionele multifunctionals of scanners
• Professionele scansoftware van Kofax of NSI Autostore

Doorlooptijd: van 2 tot 4 weken

Diensten: vanaf 15 mandagen

Prijs: op aanvraag

Geïnteresseerd?

Vul onderstaand formulier in en wij contacteren u zo snel mogelijk.