Ooit een IT-oplossing geïmplementeerd die uw businessstrategie niet ondersteunde? Hoewel de meeste grootschalige IT-projecten worden opgezet om de strategische doelstellingen en visie te ondersteunen, resulteren ze vaak in een oplossing die niet afgestemd is op deze doelstellingen. De doelstellingen van Enterprise Content Management (ECM)-oplossingen zijn vaak moeilijk te kwantificeren. Moeilijk op tactisch niveau, nog moeilijker op operationeel niveau en bijna onmogelijk op strategisch niveau. Gelukkig is kwantificering en ondersteuning van uw balanced scorecards of KPI’s mogelijk dankzij governance. Een gezond project- en informatiegovernance helpt u uw ECM-oplossing in lijn te houden met uw businessstrategie. Governance bepaalt de policies, standaarden en richtlijnen opdat uw ECM-systeem, in lijn met uw doelstellingen, succesvol wordt en blijft. RealDolmens ECM Governance Program helpt u uw strategie om te zetten in resultaat.

 
Wat biedt RealDolmen u?

RealDolmen biedt u een governanceplan op maat voor zowel de implementatie- als de operationele fase van uw ECM-oplossing.

NAGAAN VAN DE ECM-VISIE

Samen met een aantal van uw businessmedewerkers gaan we na of hun visie over de ECM-oplossing overeenstemt met de strategische businessdoelstellingen. Op basis daarvan doen we eventueel aanbevelingen voor een betere afstemming en formaliseren de ECM-visie in het eerste hoofdstuk van uw ECM-governanceplan. Indien er nog geen ECM-visie bestaat, helpen we u bij de ontwikkeling ervan.

INVENTARISEER UW KNELPUNTEN TOP 5

Snel een permanente oplossing implementeren kan door te focussen op uw governanceknelpunten top 5 van vandaag. Door een aantal gerichte vragen te stellen, brengen onze consultants de voornaamste knelpunten aan het licht. Deze vormen dan het vertrekpunt voor een geïntegreerd governanceplan.

IDENTIFICEER EN DEFINIEER DE ROLLEN EN VERANTWOOR-DELIJKHEDEN

Het belangrijkste hoofdstuk van een governanceplan gaat over rollen en verantwoordelijkheden. ECM-oplossingen kunnen maar succesvol zijn als de juiste partijen hun verantwoordelijkheid opnemen. Er moeten business-, functionele en technische rollen met afgebakende verantwoordelijkheden toegewezen worden. Taken als het in lijn houden van de oplossing met de businessdoelstellingen, bewaking van de infrastructuurnoden op het vlak van performantie en opslagcapaciteit, ondersteuning van de gebruikers, controle van de naleving van regels en procedures,… verdienen daarbij zeker de nodige aandacht.

KEUZE VAN JUISTE HULPMIDDELEN

Bij een governanceplan horen ook een aantal tools die u helpen om uw ECM-omgeving te beheren. Dikwijls heeft u te kampen met tal van vragen over uw ECM-oplossing. Hoe gebruikers beheren? Hoe een workflow opzetten? Hoe back-ups maken? Hoe de zoekmogelijkheden en het algemeen gebruik van de site evalueren? In onder meer SharePoint en Alfresco zijn heel wat van deze tools niet standaard aanwezig. In een governanceplan geven we een antwoord op deze specifieke problemen.

IMPLEMENTEER POLICIES, PROCEDURES, STANDAARDEN EN GOEDE PRAKTIJKEN

Om te vermijden dat uw ECM-oplossing onbeheersbaar wordt, creëren we duidelijke regels, gebaseerd op de algemene goede praktijken en de ervaring van onze ECM-topconsultants. Deze regels worden geformaliseerd in een set policies, procedures en standaarden. Voor zowel het functionele opzet van uw oplossing, als voor het dagdagelijkse gebruik, zal een afzonderlijke set gecreëerd worden met telkens een verschillend doelpubliek.

• Voorbeelden van functionele procedures:
  • Procedures voor het aanmaken van een nieuwe document library/repository, een nieuw content type of metadata field.
  • Policies voor het behoud van content of voor records management.
• Voorbeelden van procedures voor gebruik:
  • Procedures voor het ingeven van inhoud, het opstarten van een workflow, het aanvragen van nieuwe waarden voor de woordenlijst,…
  • Richtlijnen en standaarden voor efficiënt gebruik van metadata.

HERZIENING VAN UW GOVERNANCE PLAN

Een governanceplan is nooit af. De business, de mensen en de processen evolueren. Hetzelfde geldt voor uw ECM-oplossing. Opdat een governanceplan afgelijnd zou blijven met uw businessstrategie, moet het regelmatig gevalideerd en aangepast worden. Onze ervaren ECM-consultants staan uiteraard steeds klaar om u hierbij te helpen. Zij kunnen uw medewerkers van de nodige opleiding voorzien of de herziening voor u uitvoeren.

Doorlooptijd: vanaf 2 weken

Diensten: vanaf 5 mandagen

Prijs: op aanvraag

Geïnteresseerd?

Vul onderstaand formulier in en wij contacteren u zo snel mogelijk.